「グレートな営業マン!」と思わせる電話マナー3選

今回はアウトバウンドコールでちょっと電話マナーに自信のない方必見です!

アウトバウンドコールでのマナー研修って最初だけ…。新人研修では必ず経験するマナー講座。しかし、これが新人の時期を過ぎるとだれも教えてくれないのが一般社会。特に日常のビジネスマナーは“出来て当たり前”と要求されるので社会人になってボロ出すのが年々怖くなっていきます…!

アウトバウンドコールの研修も各会社で様々あると思います。そこではルールだったり、最低限のマナーしか教えてもらえません。

「私…新人じゃないけど、最近マナーどうかしら…?」
「俺は営業だから毎日お客さんと電話してるから大丈夫だろうけど…
 マナーって言われると、人それぞれ受け取り方違うしなあ…」

と不安になることもたまにあります。

では今回、社会人として会社から求められる最低限のマナーを超えた「仕事がデキる!」と思わせる電話マナーについてご紹介いたします。

“当たり前”なのに”この人マナーあるなあ!”と思わせるマナー3選

ここではアウトバウンドコールのマナーについて紹介します。

所要時間を伝えよう

~あるテレマの例~

あなた「お忙しいところ恐れ入ります。私、XXと申します。本日○○の件で最新情報を提供させていただきたくご連絡さしあげました。」
ターゲット「はい」
あなた「お電話口の方は○○のご担当者様でしょうか?」
ターゲット「はい私が担当ですよ」

こうしてターゲットと会話が始まります。ここで忘れてはいけないのが時間の予告です。

訴求に時間がかかるときは、

「お時間5分少々宜しいでしょうか?」

短いときは

「お時間2,3分少々宜しいでしょうか?」

と前もって伝えて詳しい用件を伝えましょう。

ターゲットは外出する数10秒前に電話に出てしまったかもしれないし、5分後の会議の資料を印刷する前に電話に出てしまったかもしれません。まずは電話に出てくださった方に敬意を払う意味も込めて今回の電話に対応できる時間があるかどうか確認するのがベストです。

「少々お時間宜しいでしょうか?」は常套句ですが、時間があいまいです。具体的な数字を示してこそ相手にうかがいを立てる意味があります

案外やってみると「2,3分ならいいよ」と言ってくださる方がほとんどです。仮に時間をつげず強引に話をすると、相手は「時間がないから電話を切りたい」衝動にかられ、結局取り合ってくれないことが多いです。

もしやったことが無ければ是非実践してみてください。取り合ってくれる可能性が前回より高まるはずです。

言葉づかいに気をつけよう

絶対ダメ!とは言いませんが、気を付けていれば「この人マナーあるな」と思われるような言葉づかいをご案内します。

【もしもし】相手の声が聞こえない場合:

「恐れ入りますが、お電話が遠いようなのでもう一度お願いいたします」
「すみません、電波が悪いようです。私の声は聞こえていらっしゃいますか?」等と質問してください。

電話回線が正常か、相手に声が届いているか確認することが必須です。ついつい「もしもし」と言ってしまいがちですが、これはビジネスでは不相応です。

出来るだけ丁寧な言葉づかいで相手の音声確認してください。

【了解しました】~あるテレマの例~

ターゲット「では、○○の資料をE-mailで送ってください」
あなた「了解しました」
“了解しました”は意味としては相手に伝わりますが、実は目上の方に使ってはいけない言葉づかいです。

相手の回答を受け付けたときは「承知しました」と言いましょう。

最近の就活面接対策講座や学校の先生から「間違い言葉」として、よく紹介されるので新卒~新人の社会人の皆さんには自明のことです。

「ご苦労様」と同じく立場が上の人から下の人へ向けて使われる言葉として、認知度は高いと言っても過言ではないでしょう。

もちろん敬語のつかい方は中堅以上の社会人のほうが新卒より長けていますが、意外と「間違いがちなビジネス敬語」は新卒の方が正しい知識を持っていることが多いです。

是非貴社の新人さんに聞いてみてください!結構皆さんお詳しいと思いますよ!

簡単な調査をしてからコールしよう

~実際にアイアンドディーにかかってきた営業電話~

業者「A社の□□ですが、○○の件で情報提供したく、ご連絡さしあげました。部長様います?」
IAD「(企業名をWebで調べる)さようですか。ちなみに御社にとって当社は競合ですが…」
(ブチッ!ッツーツーツー…)

毎日営業電話はかかってきますが、たまに企業調査をせず架電される方も結構おられます。

コールする前は事業内容、組織図、企業に合わせた訴求内容を確認しましょう。

電話して初めてターゲット部門が存在しなかったり、競合だったりしたら自分にとっても相手にとってもその会話自体が無駄になってしまいます。また、代表受付の方は、日頃お客様とのやり取りに慣れているので知らない社名の電話にはことさら警戒しています。

出来るだけ企業調査してからコールすることを推奨します!

いかがでしょうか?
すでに実践されていらっしゃる方はぜひ継続して頂き、まだの方はぜひ実践なさってください!

さらにアウトバウンドコールの極意について知りたい方は、お役立ち資料をダウンロードを用意しましたので、参考にしていただければ幸いです。